Instruction N° I/2002/135/DGI/DB du 26/11/2002 relative à la composition des fonds propres nets des établissements de crédit

er : Les fonds propres nets des établissements de crédit visés à l’article 2 de la Loi L/94/017/CTRN du 1 er juin 1994, sont constitués par la somme :

• des fonds de base définis à l’article 2,
• des fonds propres complémentaires définis à l’article 3 dans les limites prévues à l’article 4.

De cette somme, sont déduites les participations et créances subordonnées dans des établissements de crédit ou à caractère financier.

Les fonds propres de base sont constitués par la somme des éléments énumérés au point a°) déduction faite des éléments énumérés au point b°).

a) sont inclus :

• le capital ;
• les réserves autres que la réserve de réévaluation ;
• les primes liées au capital (émission ou fusion) ;
• le report à nouveau créditeur ;
• les fonds pour risques bancaires généraux ;
• le résultat net bénéficiaire non distribué l’exercice antérieur ;

b) Sont à déduire :

• les parts du capital non versées ;
• les actions propres détenues, évaluées à leur valeur comptable ;
• les actifs incorporels, y compris les frais d’établissement ;
• le report à nouveau débiteur ;
• les pertes en instance d’approbation ou d’affection ;
• les résultats déficitaires intermédiaires ;
• toute provision exigée par la BCRG et non encore constituée.

Les fonds propres complémentaires sont constitués :

a) des réserves de réévaluation ;

b) des subventions publiques et privées ;

c) des réserves latentes positives des opérations de crédit-bail ou de location avec option d’achat (nettes des impôts différés), après vérification par les commissaires aux comptes ;

d) des titres participatifs et emprunts subordonnés à durée indéterminée ou tout autre fonds répondant aux conditions suivantes :

• être de disponibilité immédiate ;
• être subordonné en capital et en intérêts ;
• n’être remboursable qu’à l’initiative de l’emprunteur et sous réserve que la solvabilité de l’établissement assujetti n’en soit pas affectée ou que des fonds stables d’égale ou de meilleure qualité soient substitués à ces emprunts ainsi remboursés ;
• être assorti d’une clause de différé de paiement des intérêts au cas où la rentabilité de la banque ne rendrait pas opportun leur remboursement ;
• être disponible pour apurer les pertes et assurer la poursuite de l’activité de l’établissement.

e) des titres participatifs et emprunts subordonnés à durée déterminée qui remplissent les conditions ci-après :

• avoir une durée initiale supérieure ou égale à 5 ans ;
• n’être remboursable par anticipation qu’à l’initiative de l’emprunteur ;
• en cas de liquidation de l’établissement assujetti, n’être remboursable qu’après règlement de toutes les autres dettes existant à la date de mise en liquidation

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ou contractées pour les besoins de celleci. Une décote de 20% par an est appliquée pour le moment pouvant être inclus dans les fonds propres nets au cours des cinq dernières années restant à courir avant l’échéance. Par ailleurs, les établissements assujettis doivent soumettre pour accord à la BCRG les contrats d’émission ou d’emprunts relatifs aux titres et emprunts subordonnés qu’ils se proposent d’inclure dans les fonds propres nets.

Les participations et créances subordonnées (définies aux points d) et e) de l’article 3) sur les établissements de crédit ou à caractère financier sont déduites de la somme des éléments visés aux articles 2 et 3 calculée en tenant compte des limites fixées à l’article 4.

Les établissements assujettis déclarent trimestriellement la composition de leurs fonds propres nets à la Banque Centrale de la République de Guinée, suivant le formulairetype annexé à la présente instruction, à la fin des mois de mars, de juin, de septembre et de décembre. La Banque Centrale peut s’opposer à l’inclusion de certains éléments si elle estime que les conditions énumérées aux articles 2 à 5 ne sont pas remplies de façon satisfaisante.

La présente instruction, qui abroge toute disposition antérieure contraire, notamment l’instruction N° 51/RCB/91, prend effet à compter de sa date de signature et sera publiée partout où besoin sera. Fait à.

les établissements assujettis déclarent trimestriellement leur ratio de solvabilité à la Banque Centrale de la République de Guinée, suivant le formulaire type annexé à la présente instruction, à la fin des mois de mars, de juin, de septembre et de décembre.

la Banque Centrale de la République de Guinée peut autoriser un établissement assujetti à déroger temporairement à certaines dispositions de la présente instruction, dans les circonstances exceptionnelles qu’il lui appartient d’apprécier, en lui impartissant un délai pour régulariser sa situation, à la seule condition que cet établissement lui ait soumis un plan de restructuration recueillant son accord.

la présente instruction, qui abroge toutes dispositions antérieures contraires, notamment l’instruction N°53/RCB/91, prend effet à compter de sa date de signature et sera publiée partout où besoin sera. Fait à.

la présente instruction, qui abroge toute disposition antérieure contraire, prend effet à compter de sa date de signature et sera publiée partout où besoin sera. Fait à.

de la loi L/2013/060/CNT du 12 août 2013 portant règlementation bancaire en République de Guinée, dite dans le présent texte « loi bancaire ». Les établissements assujettis sont les Banques, les Etablissements financiers et les Institutions financières spécialisées visés à l’article 15 de la loi bancaire. La présente instruction définit les dispositions applicables aux points suivants :

I. Organisation du contrôle interne

II. Système de documentation et d'information

III. Fonction de conformité

IV. Dispositif de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme

V. Organisation et traitements comptables

VI. Système d’information et plan de continuité

VII. Dispositif de surveillance des risques

VIII. Externalisation des activités et des prestations

IX. Obligations vis-à-vis de la Banque Centrale.

I. Organisation du contrôle interne.

l’organisation adoptée par l’établissement assujetti doit être conçue de manière à assurer une stricte indépendance entre les unités commerciales ou chargées de l’engagement des opérations et les unités chargées de leur validation, notamment juridique et comptable, et de leur règlement. En fonction de la nature et de l’importance des risques, l’indépendance doit être assurée par une séparation claire des fonctions et par des procédures, notamment informatiques, conçues dans ce but et par un rattachement hiérarchique différent de ces unités. Les niveaux d’autorité et de responsabilité ainsi que les domaines d’intervention des différentes unités opérationnelles doivent être clairement précisés et délimités. Les domaines qui présentent des conflits d’intérêt potentiels ou des risques de chevauchement de compétence ou de responsabilité doivent être identifiés, circonscrits au minimum et faire l’objet d’une surveillance continue et d’une évaluation régulière.

le Responsable de la fonction de conformité visée à l’article 7-4.

et le Responsable du dispositif de contrôle périodique visé à l’article 7-4.

sont rattachés directement à la Direction Générale et rendent compte de leur activité au Comité d'Audit interne. La responsabilité du contrôle permanent de deuxième niveau et de la fonction de conformité et celle du contrôle périodique ne peuvent être confiées à une même personne, sauf dans le cas d’un établissement de petite taille et avec l’accord préalable de la Banque Centrale. Les personnes affectées au contrôle permanent de deuxième niveau, à la fonction de conformité et au contrôle périodique, ainsi que leurs Responsables hiérarchiques, ne doivent effectuer aucune opération commerciale, financière ou comptable.

Pour le contrôle périodique visé à l’article 7-4.

Lorsqu’un établissement assujetti appartient à un groupe bancaire, le contrôle périodique visé à l’article 7-4.

Le Comité d'Audit interne doit formuler un avis sur la conformité de l’organisation du contrôle interne au regard des articles 6 à 12 de la présente instruction avant que cette organisation ou toute modification de cette organisation ne soit validée par le Conseil d'Administration.

II. Système de documentation et d'information.

Les établissements assujettis se dotent d’une charte de contrôle interne qui précise au moins :

• l’organisation du dispositif du contrôle interne ;
• les domaines de responsabilités confiées aux différents comités en charge du contrôle interne et de la surveillance des risques, ainsi que la composition et la fréquence de réunion de ces comités ;
• les modalités d’information du Comité d'Audit interne et du Conseil d'Administration ;
• les outils et tableaux de bord mis en place dans le cadre du contrôle permanent et de la surveillance des risques ;
• la répartition des différentes responsabilités au sein du personnel en matière de contrôle interne et de surveillance des risques ;
• les moyens affectés au dispositif du contrôle interne, notamment aux structures définies à l’article 6 de la présente instruction ;

La charte de contrôle interne est validée et revue annuellement par le Comité d'Audit interne après avoir été actualisée en fonction de l’évolution du profil de risque de l’établissement. Elle intègre obligatoirement la liste nominative des membres du Comité d'Audit interne et des Responsables des diverses fonctions de contrôle interne. Elle est communiquée au sein de l’établissement et du groupe bancaire ainsi qu’aux Commissaires aux comptes et à la Banque Centrale, accompagnée d’un document qui indique les grands changements en matière de contrôle interne et de stratégies et politiques de gestion des risques. La Banque Centrale peut demander des aménagements de la charte.

Lorsque le Conseil d'Administration lui a confié la fixation des limites de risques, la Direction Générale l’informe, ainsi que le Comité d'Audit interne, des décisions prises en la matière et leur rend compte régulièrement, au moins une fois par semestre, des conditions dans lesquelles les limites fixées sont respectées.

Les établissements assujettis élaborent et tiennent à jour des manuels de procédures relatifs et adaptés à leurs différentes activités. Ces documents doivent notamment décrire les modalités d'enregistrement, de

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traitement et de restitution des informations, les schémas comptables et les procédures d'engagement des opérations, les risques associés et les contrôles à effectuer. Chaque service ou unité opérationnelle doit être doté d’un manuel dans lequel sont consignées les procédures d’exécution des opérations qu’il est chargé d’effectuer : elles précisent notamment les modalités d’engagement, d’enregistrement et de traitement des opérations, ainsi que les schémas comptables correspondants. Les établissements assujettis tiennent à jour, dans les mêmes conditions, une documentation qui précise les moyens destinés à assurer le bon fonctionnement du dispositif de contrôle interne, notamment :

• les procédures relatives à la sécurité des systèmes d'information et de communication et aux plans de continuité de l’activité ;
• une description des systèmes de mesure, de limitation et de surveillance des risques ;
• une description du système d’information, de validation et de contrôle des enregistrements comptables ;
• le mode d’organisation du dispositif de contrôle de la conformité et de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme.

La documentation est organisée de façon à pouvoir être mise à la disposition, à leur demande, de la Direction Générale, du Comité d'Audit interne, du Conseil d'Administration, des Commissaires aux comptes et de la Banque Centrale.

Les rapports établis à la suite des contrôles périodiques sont communiqués à la Direction Générale, au Comité d'Audit interne et, sur sa demande, au Conseil d'Administration. Ces rapports sont tenus à la disposition de la Banque Centrale, des Commissaires aux comptes et des auditeurs externes intervenant le cas échéant à la demande de la Banque Centrale.

Au moins une fois par an, les établissements assujettis élaborent un rapport sur le fonctionnement du dispositif de contrôle interne, conformément au modèle fourni par la Banque Centrale. Ce rapport comprend notamment :

• une description des actions effectuées dans le cadre du contrôle permanent, des résultats de ces actions, et des corrections éventuelles qui ont été mises en oeuvre ;
• un inventaire des enquêtes réalisées en application de l'article 7 faisant ressortir les principaux enseignements, et en particulier, les principales insuffisances relevées ainsi que le suivi des mesures correctrices prises ;
• une description des modifications significatives réalisées dans les domaines des contrôles permanent et périodique au cours de la période sous revue, en particulier pour prendre en compte l'évolution de l'activité et des risques ;
• une description des conditions d'application des procédures mises en place pour les nouvelles activités ;
• un développement relatif aux contrôles permanent et périodique des filiales en Guinée ou à l’étranger ;
• la présentation des principales actions projetées dans le domaine du contrôle interne.

Les établissements assujettis surveillés sur une base consolidée élaborent également, au moins une fois par an, un rapport sur les conditions dans lesquelles le contrôle interne est assuré au niveau de l'ensemble du groupe. Les établissements assujettis incluent ce rapport du groupe dans leur rapport établi sur une base individuelle. Ces divers rapports sont communiqués à la Banque Centrale, accompagnés des procèsverbaux des réunions du Conseil d'Administration et du Comité d'Audit interne qui ont procédé à leur examen.

Lorsque le suivi du respect des limites est contrôlé par un Comité des risques, celui-ci doit être composé non seulement de responsables des unités opérationnelles et de représentants de la Direction Générale, mais aussi de personnes choisies en raison de leur compétence dans le domaine du contrôle des risques et indépendantes des unités opérationnelles.

Les établissements assujettis définissent des procédures d'information, à tout le moins trimestrielle, de la Direction Générale,

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et le cas échéant, du comité des risques, sur le respect des limites de risque, notamment lorsque les limites globales sont susceptibles d'être atteintes.

Pour la surveillance de leurs opérations, les établissements assujettis doivent élaborer des états de synthèse adaptés à destination de la Direction Générale, du Comité des Risques, lorsqu’il existe, du Comité d'Audit interne et du Conseil d'Administration. Les exceptions aux politiques, procédures et limites doivent être immédiatement soumises à l’autorisation des Responsables hiérarchiques et faire l’objet d’une information immédiate de la Direction Générale et du Comité des Risques lorsqu’il existe et, le cas échéant, du Comité d'Audit et du Conseil d'Administration. Elles doivent être accompagnées des documents appropriés.

Au moins une fois par an, les établissements assujettis élaborent un rapport sur la mesure et la surveillance des risques auxquels ils sont exposés sur la base d’un canevas remis par la Banque Centrale. Lorsqu’ils sont surveillés sur une base consolidée incluant d'autres établissements de crédit, le rapport porte sur les risques auxquels le groupe est exposé. Ce rapport est remis au Comité d'Audit interne et au Conseil d'Administration. Il est communiqué à la Banque Centrale dans les mêmes conditions que le rapport sur le fonctionnement du dispositif de contrôle interne. En outre, ces établissements doivent mettre en place des mécanismes adéquats d’information de la Banque Centrale pour tout évènement susceptible de se traduire pour eux par une augmentation significative de leur exposition aux risques qui pourrait avoir des conséquences importantes sur leur situation financière ou porter atteinte à la stabilité financière de la place.

III. Dispositif de contrôle de la conformité.

Au sens de la présente instruction, le risque de non-conformité est le risque de sanction judiciaire, administrative ou disciplinaire, de perte financière significative ou d'atteinte à la réputation, qui naît du nonrespect de dispositions législatives ou réglementaires ou de normes professionnelles et déontologiques, ou d'instructions internes émanant de la Direction Générale ou du Conseil d'Administration.

Les établissements assujettis désignent un Responsable chargé de veiller à la cohérence et à l'efficacité du contrôle du risque de non-conformité. Il est nommé par la Direction Générale sur avis conforme du Comité d'Audit interne, auquel il rend compte périodiquement de ses activités.

La fonction conformité assure une veille des évolutions légales et réglementaires en vue d’adapter, en cas de besoin, l’organisation et les procédures internes.

Les établissements assujettis prévoient des procédures spécifiques d'examen de la conformité, notamment des procédures d'approbation préalable systématique, incluant notamment un avis écrit du Responsable en charge de la conformité, ou d'une personne dûment habilitée par ce dernier à cet effet, pour les produits nouveaux ou pour les transformations significatives opérées sur les produits préexistants. Leur mise en service effective nécessite un avis préalable du Comité d'Audit interne. Les établissements assujettis mettent également en oeuvre des procédures de contrôle de conformité des opérations réalisées.

Des procédures prévoient les modalités de centralisation auprès du Responsable de la conformité des informations relatives aux éventuels dysfonctionnements dans la mise en oeuvre effective des obligations de conformité. Elles prévoient la faculté pour tout membre de la Direction Générale ou préposé de faire part d'interrogations sur ces éventuels dysfonctionnements au Responsable de la conformité et à la Banque Centrale. Ces procédures sont portées à la connaissance de l'ensemble du personnel.

Les établissements assujettis mettent en place des procédures permettant de suivre et d'évaluer la mise en oeuvre effective des actions visant à remédier à tout dysfonctionnement dans la mise en oeuvre des obligations de conformité. Les établissements assujettis assurent à tous les membres de leur personnel concernés une formation spécifique aux procédures de contrôle de la conformité, adaptée aux opérations qu'ils effectuent.

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Les établissements assujettis mettent en place un dispositif permettant de garantir un suivi régulier et le plus fréquent possible des modifications pouvant intervenir dans les textes applicables à leurs opérations, et à ce titre, l'information immédiate de tous les membres de leur personnel concernés.

IV. Dispositif de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme.

Les établissements assujettis se dotent d’une organisation de lutte contre le blanchiment des capitaux et de financement du terrorisme, de procédures internes, d’un système de contrôle et d’une classification des risques. Le Responsable du contrôle de la conformité veille au caractère adapté des dispositifs et procédures mis en oeuvre.

Conformément aux dispositions de la loi L/2006/010/AN du 24 octobre 2007 relative à la lutte contre le blanchiment des capitaux en République de Guinée, les établissements assujettis mettent en place des procédures visant à détecter les opérations, transfert ou gestion de tous fonds susceptibles d’être liés à des activités illégales, et de communiquer à la Banque Centrale toute information concernant ces fonds.

Les établissements assujettis veillent à ce que les personnels dont l’activité est exposée à des risques de blanchiment des capitaux et de financement du terrorisme soient en mesure de faire preuve d’une vigilance adaptée à ces risques. À cette fin, ils veillent à ce que la formation et l’information de ces personnels soient adaptées à leurs activités.

Les établissements assujettis se dotent de dispositifs de suivi et d’analyse de leurs relations d’affaires, fondés sur la connaissance de leur clientèle, permettant notamment de détecter les opérations qui constituent des anomalies au regard du profil des relations d’affaires et qui pourraient faire l’objet d’un examen renforcé. Ils mettent en place les dispositifs adaptés pour la surveillance des opérations réalisées par les personnes exposées politiquement.

Les établissements assujettis adoptent des procédures relatives aux obligations de vigilance portant notamment sur :

• les modalités d’acceptation des nouveaux clients ;
• les modalités d’acceptation des opérations avec des clients occasionnels ;
• les diligences à accomplir en matière d’identification du client, et le cas échéant, du bénéficiaire effectif ;
• les éléments nécessaires à la connaissance adéquate de la relation d’affaires, et le cas échéant, du bénéficiaire effectif, ainsi que la fréquence de leur mise à jour.

Les procédures prévoient les informations à recueillir et à conserver, ainsi que les modalités de conservation des informations collectées. Ces informations couvrent notamment l’identité du Client, et, le cas échéant, du bénéficiaire effectif, les caractéristiques de l’opération (montant, date).

Le contrôle permanent du dispositif de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme fait partie du dispositif de contrôle de la conformité, selon les conditions prévues au chapitre II du présent titre. Le Responsable de la fonction conformité veille au caractère adapté des dispositifs et procédures mentionnés au présent chapitre.

V. Organisation et traitement comptables.

Les établissements assujettis doivent disposer d’un ensemble de procédures, appelé pistes d’audit, permettant de justifier l'information comprise (i) dans les comptes de bilan et de résultats publiés ainsi que dans les annexes issues de la comptabilité, (ii) dans les normes de gestion, états et situations transmis à la Banque Centrale. Ces procédures prévoient :

• la reconstitution chronologique des opérations ;
• la justification par une pièce d'origine de toute information impactant les comptes de bilan et de résultats publiés, les normes de gestion, états et situations transmis à la Banque Centrale.

L'évolution des soldes d'un arrêté à l'autre doit être expliquée par la conservation des mouvements ayant affecté les postes comptables des comptes de bilan et de résultats publiés.

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Chaque montant figurant dans les situations, dans les tableaux annexes, dans les déclarations relatives aux normes de gestion et dans les autres documents remis à la Banque Centrale, doit être contrôlable, notamment à partir du détail des éléments qui composent ce montant.

Les établissements assujettis mettent en place des procédures de contrôle pour s’assurer de l'exhaustivité, de la qualité et de la fiabilité des informations et des méthodes d'évaluation et de comptabilisation. Ces contrôles doivent porter sur :

• l'adéquation des méthodes et des paramètres retenus pour l'évaluation des opérations dans les systèmes de gestion ;
• la pertinence des schémas comptables au regard des objectifs généraux de sécurité et de prudence, ainsi que de leur conformité aux règles de comptabilisation en vigueur.

Ces contrôles doivent être exercés par des personnes qui ne sont pas impliquées dans les processus d’enregistrement et de validation comptables.

VI. Système d’information et plan de continuité.

Les établissements assujettis déterminent le niveau de sécurité informatique conforme aux exigences de leurs métiers. Ils veillent au niveau de sécurité retenu et à ce que leurs systèmes d'information soient adaptés.

Les établissements assujettis disposent de procédures de contrôle des systèmes d'information afin de vérifier que :

• le niveau de sécurité des systèmes informatiques est conforme aux exigences de leurs activités ;
• des procédures de secours informatiques sont disponibles afin d'assurer la continuité de l'exploitation en cas de difficultés graves dans le fonctionnement des systèmes informatiques ;
• l'intégrité et la confidentialité des informations sont préservées en toutes circonstances ;
• la conservation des informations et la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements sont réalisées selon les règles de l’art.

Les établissements assujettis doivent mettre en place un système de contrôle permanent de l’octroi et de l’utilisation des habilitations permettant l’accès aux ressources des systèmes informatiques.

En cas de migration du système d’information, l’établissement assujetti doit être en mesure de mettre à disposition des Commissaires aux comptes, des auditeurs externes et de la Banque Centrale, l’ensemble des données contenues dans l’ancien système, afin de permettre de s’assurer de l’absence de rupture de la piste d’audit. En particulier, l’établissement de crédit doit conserver l’ensemble des balances comptables extraites de l’ancien et du nouveau système à la date du basculement qui permettent de justifier du report des soldes comptables. Cette obligation de conservation porte sur une durée de dix ans après la migration. Par ailleurs, les pistes d’audit de l’ancien système doivent être conservées pendant une durée de cinq ans au moins, afin de permettre de remonter de l’initiation de toute opération jusqu’à son enregistrement comptable. En particulier, l’établissement doit être en mesure de procéder à tout moment à la restauration des données informatiques de l’ancien système pendant cette période de conservation.

Les établissements assujettis se dotent de dispositifs permettant d’assurer la continuité de l’activité. Ils doivent ainsi :

• disposer de plans de continuité de l'activité formalisés et mis à jour ;
• vérifier régulièrement que les moyens organisationnels, humains, immobiliers, techniques et financiers sont adaptés et permettent la continuité de l’activité en toutes circonstances ;
• pratiquer des tests afin de s’assurer de l’efficacité des plans de continuité.

VII. Dispositif de surveillance des risques A. Dispositions générales.

Les dispositifs de surveillance des risques doivent permettre de s’assurer que les risques encourus par les établissements assujettis, particulièrement les risques de crédit, de concentration, de marché, de change, de risque général de taux d’intérêt, de liquidité et de transformation, ainsi que les risques opérationnels, sont correctement évalués et

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maîtrisés par la Direction Générale. Ils doivent s’inscrire à l’intérieur des stratégies, politiques et procédures approuvées par le Conseil d'Administration après analyse par le Comité d'Audit interne, et revues périodiquement. Les risques de crédit, de concentration, de marché, de change, de risque général de taux d’intérêt et de liquidité doivent être maintenus dans le cadre des limites globales fixées par la Direction Générale et approuvées par le Conseil d'Administration après avis du Comité d'Audit interne. Ces limites doivent être revues autant que nécessaire et au moins une fois par an, en tenant compte, notamment, de la réglementation en vigueur et du niveau des fonds propres nets de l’établissement assujetti.

Le contrôle du respect des limites visées à l’article précédent doit être effectué de façon continue et donner lieu à l’établissement d’un compte-rendu à l’attention des organes compétents. Ce compte-rendu doit comporter une analyse des raisons ayant motivé les éventuels dépassements, ainsi que, s’il y a lieu, les propositions et/ou recommandations y afférentes. Les établissements assujettis doivent disposer de systèmes et procédures fiables, efficaces et exhaustives pour évaluer et conserver en permanence les montants, la composition ainsi que la répartition interne des fonds propres qu'ils jugent appropriés compte tenu de la nature et du niveau des risques auxquels ils sont ou pourraient être exposés. Les dispositifs de surveillance des risques doivent être adaptés à la nature, au volume et à la complexité des activités de l’établissement assujetti.

B. Allocation interne de fonds propres.

Les établissements assujettis doivent mettre en place un dispositif permettant d’évaluer l’adéquation de leur montant de fonds propres à leur profil de risques, et de maintenir en permanence le niveau de fonds propres jugé approprié. L’analyse doit porter sur l’ensemble des risques auxquels est exposé l’établissement concerné, y compris ceux qui ne font pas l’objet d’exigences en fonds propres au titre de l’instruction sur la solvabilité. Notamment, pour les risques significatifs, les établissements assujettis doivent déterminer un montant d’allocation de fonds propres au titre des risques de concentration, des risques de marché, du risque de change, du risque général de taux d’intérêt, des risques de liquidité et de transformation, des risques opérationnels et juridiques. Lorsque la Banque Centrale estime que certains risques ne sont pas suffisamment couverts par les fonds propres, ou que les systèmes de contrôle interne et de mesure des risques sont inadaptés, elle peut exiger :

• de respecter un niveau de ratio de solvabilité allant au-delà de celui fixé par l’instruction N°I/2002/137/DGI/DB du 26 novembre 2002 ;
• la réduction des niveaux d’exposition de l’établissement à ces risques ;
• l’arrêt des activités ou des opérations à l’origine de ces expositions.

C. Risques de crédit et de concentration.

Au sens de la présente instruction, le risque de crédit correspond au risque encouru en cas de défaillance d’une contrepartie (Etat, banque, entreprise, particulier, autre tiers), d’un groupe ou de parties liées. Le risque de concentration correspond au risque lié au volume des engagements de toute nature sur un même bénéficiaire ou groupe, ou sur des contreparties pratiquant la même activité ou opérant dans le même secteur économique ou la même zone géographique.

La Direction Générale doit être assistée par un comité de crédit dont les membres sont désignés par le Conseil d'Administration et qui comprend notamment les Responsables des fonctions commerciales, du crédit et de la surveillance des risques. Le Comité de crédit décide des engagements importants dans les limites fixées par le Conseil d'Administration. Il s’assure de la solvabilité et de la bonne moralité des bénéficiaires, et veille à ce que aussi bien sur le fond que sur la forme, les engagements consentis respectent les règles professionnelles. Ce comité rend compte au Conseil d'Administration.

Le dispositif de contrôle du risque de crédit doit permettre de s’assurer que les risques auxquels s’expose l’établissement assujetti, du fait de la défaillance d’une

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contrepartie, sont correctement évalués et suivis.

Les critères d’appréciation du risque de crédit ainsi que les attributions des personnes et des organes habilités à engager l’établissement assujetti doivent être définis et consignés par écrit. Ces consignes doivent être adaptées aux caractéristiques de l’établissement assujetti, en particulier à sa taille, à la nature et au volume de ses activités.

Les établissements assujettis doivent disposer d'une procédure de sélection des risques de crédit et d'un système de mesure de ces risques leur permettant notamment :

• d'identifier et d’agréger l’ensemble de leurs risques de bilan et de hors-bilan sur une même contrepartie, un groupe ou des parties liées ;
• de classer les engagements par niveau de risque à partir d'informations qualitatives et quantitatives ;
• d'appréhender et de contrôler le risque de concentration au moyen de procédures documentées ;
• de vérifier l'adéquation de la diversification des engagements à leur politique en matière de crédit.

Les demandes de crédit doivent donner lieu à la constitution de dossiers comportant toutes les informations quantitatives et qualitatives relatives au demandeur, notamment les documents comptables, les situations patrimoniales relatives aux derniers exercices, les états de gestion prévisionnels, les attestations de salaire ou de revenu ou tout autre document en tenant lieu. Les informations doivent porter aussi bien sur le Demandeur de crédit lui-même que sur les Entités avec lesquelles il constitue un groupe d’intérêt, compte tenu des liens juridiques et financiers et/ou du niveau significatif de dépendance qui existent entre eux. Les dossiers de crédit doivent être régulièrement suivis et mis à jour. Les établissements assujettis complètent ces dossiers au moins trimestriellement pour les contreparties dont les créances sont en souffrance ou qui présentent des risques ou des volumes significatifs.

L’évaluation du risque de crédit prend notamment en considération, la nature des activités exercées par le Demandeur, sa situation financière, la surface patrimoniale des principaux Actionnaires ou Associés, sa capacité de remboursement, et le cas échéant, les garanties proposées. Elle prend également en compte toute autre information permettant une appréciation plus complète du risque tel que la compétence des dirigeants et l’environnement économique dans lequel le Demandeur de crédit exerce son activité.

Les décisions d’octroi des crédits doivent tenir compte de leur rentabilité, en s’assurant que l’analyse prévisionnelle des charges et produits, directs et indirects, soit la plus exhaustive possible et porte notamment sur les coûts opérationnels et de financement, sur la charge correspondant à une estimation du risque de défaut du bénéficiaire au cours de l’opération de crédit et sur le coût de rémunération des fonds propres. Le Comité de direction procède, au moins semestriellement, à une analyse a posteriori de la rentabilité des opérations de crédit.

Les crédits octroyés à une même contrepartie (client individuel ou groupe de personnes physiques ou morales liées entre elles et présentant un risque unique pour l’établissement prêteur) doivent être recensés et centralisés mensuellement. Ceux encourus par secteur doivent l’être au moins trimestriellement.

Les crédits octroyés à des clients bénéficiant de concours supérieurs ou égaux à 10% des fonds propres nets doivent faire l’objet d’une surveillance particulière, tant sur une base individuelle qu’au niveau du groupe. Ils doivent être portés à la connaissance du Conseil d'Administration sur une base au moins semestrielle.

Les concours consentis aux personnes physiques ou morales apparentées à l’établissement assujetti, telles que définies par l’instruction n°0008/2008/DGSIF/DSB du 05 septembre 2008 doivent faire l’objet d’une surveillance particulière. Le comité de crédit et le contrôle interne doivent s’assurer de la conformité à la loi et à l’instruction précitée. La

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composition et l’évolution des encours de cette nature doivent faire l’objet d’un suivi spécifique et permanent du contrôle interne et être portés à la connaissance du Comité d'Audit interne, du Conseil d'Administration et du Commissaire aux Comptes. Le Conseil d'Administration doit être également informé de toute opération susceptible d’engendrer un conflit entre les intérêts de l’établissement et ceux des Personnes précitées.

Les concours qui sont considérés comme des créances en souffrance au regard de la réglementation en vigueur doivent être enregistrés dans les comptes appropriés et donner lieu à la constitution des provisions requises.

Les encours des créances en souffrance ainsi que les résultats des démarches, amiables ou judiciaires entreprises pour leur recouvrement, doivent être régulièrement portés à la connaissance du Conseil d'Administration, et au moins une fois par an. Celui-ci doit également être tenu informé des encours de toutes les créances restructurées et de l’évolution de leur remboursement.

Les procédures de décisions de prêts ou d'engagements, notamment lorsqu'elles sont organisées par voie de délégations, doivent être clairement formalisées et adaptées aux caractéristiques de l’établissement assujetti, en particulier sa taille, son organisation et la nature de son activité. Sauf dans le cas d’opérations de faible montant dont les limites sont fixées par la Direction Générale et approuvées par le Conseil d'Administration, les établissements assujettis s'assurent, y compris dans le cadre des procédures de délégations, que les décisions de prêts ou d'engagements sont prises par au moins deux personnes et que les dossiers de crédit font l'objet d'une analyse par une unité spécialisée indépendante des entités opérationnelles.

Les systèmes de mesure des risques de crédit mis en place doivent notamment permettre d'identifier, de mesurer et d'agréger le risque qui résulte de l'ensemble des opérations de bilan et de hors-bilan pour lesquelles l'entreprise encourt un risque de défaillance d'une contrepartie.

Les établissements assujettis doivent procéder, au moins trimestriellement, à l'analyse de l'évolution de la qualité de leurs engagements. Cet examen doit notamment permettre de déterminer, pour les opérations dont l'importance est significative, les reclassements éventuellement nécessaires au sein des catégories internes d'appréciation du niveau de risque de crédit, ainsi que, en tant que de besoin, les affectations dans les rubriques comptables de créances douteuses et les niveaux appropriés de provisionnement prévus par l’instruction I/2002/140/DGI/DB du 26 novembre 2002. La détermination du niveau approprié de provisionnement tient compte des garanties pour lesquelles les établissements assujettis doivent s’assurer des possibilités effectives de mise en oeuvre et de l'existence d'une évaluation récente réalisée sur une base prudente. La revue des engagements donne lieu à l’élaboration d’un rapport semestriel sur les risques de crédit, selon un canevas défini par la Banque Centrale. Ce rapport est soumis au Comité d'Audit interne et au Conseil d'Administration. Il est communiqué à la Banque Centrale.

Les établissements assujettis doivent analyser les risques de concentration sur les débiteurs ou groupe de débiteurs, les secteurs économiques ou géographiques, et mettre en place des limites appropriées.

D. Risques de marché et de change.

Le risque de marché est le risque associé aux variations de cours ayant une incidence sur les actifs et les passifs valorisés selon les prix du marché. Le risque de change correspond au risque encouru par l’établissement assujetti en cas de variation des cours des devises du fait des positions courtes ou longues en devises de l’établissement assujetti.

Les établissements assujettis doivent disposer de systèmes de suivi des opérations effectuées pour leur compte propre, y compris les opérations non couvertes avec la clientèle, permettant notamment :

• de mesurer les risques de marché des titres détenus en portefeuille, et les positions et les résultats dégagés par ces opérations ;
• de mesurer le risque de change, de calculer les positions, et les résultats afférents.

Périodiquement, les établissements assujettis évaluent les résultats économiques liés aux

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opérations et activités générant des expositions au risque de marché et au risque de change.

Les établissements assujettis mettent en place un système de limites au titre du risque de marché, au niveau global, et si nécessaire, à un niveau plus fin. Le niveau des limites doit être approprié au regard de la surface financière et tenir compte des degrés d’exposition aux autres catégories de risque. Lorsque le risque de marché est significatif, le respect des limites doit faire l’objet d’un suivi quotidien.

Les établissements assujettis doivent établir des limites d’exposition au risque de change. Le respect des limites doit faire l’objet d’un suivi rapproché.

E. Risque de taux d'intérêt global.

Au sens de la présente instruction, le risque de taux d’intérêt global correspond au risque encouru par l’établissement assujetti en cas de variation des taux d'intérêt du fait de l'ensemble des opérations de bilan et de horsbilan.

Les établissements assujettis doivent évaluer, au moins une fois par an, le risque de taux d’intérêt global. Ils doivent disposer d'un système permanent de mesure du risque de taux global, lorsqu'il est significatif. Le système de mesure doit être adapté à la nature de leurs opérations et de leurs activités, leur permettant notamment :

• d'appréhender les positions et les flux, certains ou prévisibles, résultant de l'ensemble des opérations de bilan et de hors-bilan ;
• d'appréhender les différents facteurs de risque de taux d'intérêt global auquel ces opérations les exposent ;
• d'évaluer périodiquement l'impact de ces différents facteurs, dès lors qu'ils sont significatifs, sur leurs résultats et leurs fonds propres.

Les établissements assujettis fixent des limites au titre du risque de taux d’intérêt global. Le calibrage de ces limites doit prendre en compte différentes hypothèses de variation de taux d’intérêt, notamment des scénarios très défavorables au regard du profil de risque de l’établissement assujetti.

F. Risques de liquidité et de transformation.

Le risque de liquidité correspond au risque que l’établissement assujetti ne puisse faire face à ses engagements à leur échéance, ou ne soit pas en mesure de répondre aux demandes de retraits des déposants. Le risque de transformation résulte du décalage entre la maturité des actifs et celle des passifs à moyen et à long terme.

Les établissements assujettis doivent disposer de politiques et de procédures pour mesurer et gérer leur risque de liquidité et de transformation sur une base permanente et prospective. Ces politiques et procédures doivent être adaptées au profil de risque de l’établissement assujetti, à la nature et à la volumétrie de ses opérations, ainsi qu'à ses canaux de financements. Les hypothèses qui sous-tendent les décisions afférentes à la gestion de ces risques doivent être revues régulièrement.

Les établissements assujettis doivent effectuer un suivi de leur situation de trésorerie au jour le jour, et mettre en place des tableaux de trésorerie prévisionnelle, à différents horizons de temps.

Les établissements assujettis fixent des limites au titre des risques de liquidité et de transformation. Le calibrage de ces limites doit prendre en compte différentes hypothèses, notamment les conséquences de scénarios très défavorables, telles que des situations de crise de liquidité, doivent être prises en compte pour déterminer les montants des limites. Ces prévisions doivent tenir compte de l’impact éventuel que peuvent avoir les autres risques (risque de crédit, risque de marché et risque opérationnel, par exemple) sur la stratégie de gestion de la liquidité globale de la banque.

Des plans d'urgence pour faire face à toute crise de liquidité doivent être mis en place. Les établissements assujettis doivent conserver de la trésorerie et d’autres actifs immédiatement disponibles en vue de pouvoir faire face à une crise de liquidité. Ils doivent rechercher à diversifier leurs sources de refinancement et obtenir, en cas de besoin, des lignes de refinancement. Ces plans d’urgences sont partie intégrante du rapport annuel de maîtrise des risques prévu à l’article 23 de la présente instruction.

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G. Risques opérationnels et juridiques.

Le risque opérationnel correspond au risque résultant de procédures inexistantes ou inadaptées, du personnel (erreur, défaillance, fraude), des systèmes internes (obsolètes, mal sécurisés) ou d’évènements extérieurs (vols, attentats, accidents, attaques informatiques). Le risque juridique correspond au risque de litige résultant de l’absence, de l’imprécision ou de lacunes des pièces juridiques.

Les établissements assujettis se dotent des moyens adaptés à la maîtrise des risques opérationnels et juridiques. À cet effet, ils sont tenus de :

• identifier les risques opérationnels et juridiques auxquels ils sont exposés, qu’ils soient d’origine interne ou externe à l’établissement assujetti et de les intégrer dans la cartographie des risques ;
• définir et appliquer des procédures et des processus organisationnels permettant de limiter ces risques ;
• mettre en place des outils de suivi, sous forme d’indicateurs ou de tableaux de bord, communiqués à la Direction Générale, au Comité d'Audit interne et aux Structures de contrôle interne ;
• recenser les incidents opérationnels survenus, les pertes afférentes, et mettre en place des actions correctrices ;
• recenser les bases de données historiques de ces incidents et pertes en vue d’étayer leur politique de maîtrise des risques opérationnels ;
• collecter des événements externes, survenus notamment à d’autres établissements, analyser le degré d’exposition et les conséquences potentielles matérielles et financières pour l’établissement assujetti, et mettre en place des actions correctrices si nécessaires;
• établir des plans d’urgence en cas de crise et de reprise d’activité après sinistre, destinés à minimiser les pertes. Ces plans de continuité font partie intégrante du rapport annuel de maîtrise des risques prévu à l’article 23 de la présente instruction.

Des procédures documentées doivent décrire les risques opérationnels auxquels est soumise chaque unité, ainsi que les procédures de contrôle appliquées pour suivre et maîtriser ces risques.

Les dispositifs mis en place pour assurer la sécurité des biens et des personnes doivent être conformes aux normes usuellement requises en la matière. De même, les dommages auxquels peuvent se trouver exposés les biens et les personnes doivent être couverts par des contrats d’assurance dûment souscrits et révisés au moins annuellement.

Le dispositif de contrôle du risque juridique doit permettre de s’assurer que les contrats et les documents de nature juridique liant l’établissement assujetti à toute contrepartie sont rédigés et conclus dans le respect des dispositions législatives et réglementaires en vigueur, et sont soumis à un contrôle strict en vue de parer à toutes insuffisances, imprécisions ou lacunes éventuelles, et conservés dans des conditions sécurisées qui assurent leur intégrité matérielle et qui préviennent les risques de fraude ou de disparition.

VIII. Externalisation des activités et des prestations.

Les établissements de crédit ne peuvent externaliser des prestations participant à la substance des opérations autorisées aux établissements assujettis qu'auprès de personnes agréées ou habilitées selon les normes de leur pays à exercer de telles activités.

L’externalisation d’une activité ou d’une prestation doit être autorisée préalablement par le Conseil d'Administration. Toute externalisation doit faire l’objet d’une notification préalable à la Banque Centrale qui peut poser des conditions ou s’opposer à cette externalisation dans un délai de trois mois.

Les établissements de crédit qui externalisent des prestations de services ou d'autres tâches opérationnelles essentielles ou importantes demeurent pleinement responsables du respect de toutes les obligations qui leur incombent. L'externalisation n'entraîne aucune délégation de la responsabilité de la Direction Générale. Les établissements assujettis s'assurent que leur système de contrôle défini par la présente instruction inclut leurs activités et prestations

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externalisées. Le Comité d'Audit interne doit être informé régulièrement des contrôles qui sont assurés sur les activités et prestations externalisées. Les établissements assujettis doivent gérer les risques associés à l'externalisation et conserver l'expertise nécessaire pour contrôler effectivement les prestations ou les tâches externalisées. L'externalisation d'activité doit donner lieu à un contrat écrit entre le prestataire externe et l’établissement de crédit. Elle doit pouvoir, si nécessaire, être interrompue sans nuire à la continuité ou à la qualité des services aux clients.

Les établissements de crédit doivent s’assurer que les prestataires externes :

• mettent en oeuvre des mécanismes de secours en cas de difficulté grave affectant la continuité du service. À défaut, le plan de continuité de l’établissement de crédit doit tenir compte de l'impossibilité pour le prestataire externe d'assurer sa prestation ;
• assurent la protection des informations confidentielles relatives à l’établissement de crédit et à ses clients ;
• se conforment aux procédures définies par l’établissement de crédit concernant l'organisation et la mise en oeuvre du contrôle des services qu'ils fournissent ;
• leur permettent l'accès à tout moment, le cas échéant sur place, à toute information sur les services mis à leur disposition ;
• leur rendent compte de façon régulière de la manière dont est exercée l'activité externalisée, ainsi que de leur situation financière ;
• acceptent explicitement dans le contrat ou la convention entre le prestataire externe et l’établissement de crédit que la Banque Centrale ait accès, y compris sur place, aux informations sur les activités externalisées, et puisse pratiquer tout contrôle qu’elle juge nécessaire.
• IX. Obligations vis-à-vis de la Banque Centrale.

Les établissements de crédit doivent communiquer à la Banque Centrale la charte de contrôle interne prévue à l’article 15 de la présente instruction.

Les établissements de crédit sont tenus de communiquer à la Banque Centrale, selon les formes et dans les délais prescrits par elle, les rapports prévus dans la présente instruction sur le contrôle interne (article 19), sur la surveillance des risques (article 23) et sur les risques de crédit (article 62).

Les établissements de crédit signalent sans délai à la Banque Centrale tout incident de nature opérationnelle qui pourrait engendrer un coût financier égal ou supérieur à 0,5% de leurs fonds propres nets.

Les établissements de crédit sont tenus de répondre aux questionnaires périodiques soumis par la Banque Centrale, selon les formats et modalités prescrits par elle, nécessaires à l’accomplissement de ses missions. La non-communication, le retard dans la communication ou la communication de renseignements inexacts exposent l’établissement de crédit aux sanctions prévues par la loi bancaire.

La loi bancaire dote la Banque Centrale de pouvoirs d’investigation illimités lui permettant notamment de se faire présenter toute valeur, d’accéder à tout registre, document, fichier informatique ou logiciel informatique, et d’obtenir des extraits sur le support qu’elle juge le plus approprié. Les établissements doivent mettre à la disposition de la Banque Centrale les moyens de consulter sur place en lecture toutes leurs bases informatiques, en particulier pour retracer la piste d’audit des éléments financiers et comptables, accéder aux éléments servant à l’octroi et au suivi des dossiers de crédit, vérifier les accréditations informatiques ou effectuer toute autre investigation nécessaire pour l’accomplissement de leur mission. Toute entrave aux pouvoirs d’investigation de la Banque Centrale ou tout refus de communication à son endroit expose l’établissement de crédit aux sanctions prévues par la loi bancaire.

Le canevas des rapports et les questionnaires prévus par la présente instruction sont fournis par la Banque Centrale par lettre circulaire.

Les rapports semestriels sur le risque de crédit doivent être approuvés et examinés par les instances compétentes et être adressés à la Banque Centrale au plus tard le 31

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juillet et le 31 janvier. Les autres rapports et questionnaires annuels prévus par la présente instruction doivent être approuvés et examinés par les instances compétentes avant le 30 avril et adressés à la Banque Centrale avant le 31 mai.

La présente instruction annule et remplace l’instruction N°I/2004/01/DGI/B relative au contrôle interne. Elle prend effet à compter de sa date de signature.

Fait à