Arrêté A/2024/684/MATD/SG/SGG du 21 mai 2024 portant organisation et fonctionnement de la coordination nationale du programme national de recensement administratif a vocation d'etat civil (PN-RAVEC)
Art. 1. De l'objet En application du Décret D/2022/0532/PRG/CNRD/SGG du 05 Novembre 2022, portant Création du Programme National de Recensement Administratif à Vocation d'État Civil (PN-RAVEC), le présent Arrêté fixe l'organisation et le fonctionnement de la Coordination nationale du Programme.
Art. 2. De la mission La Coordination nationale est l'organe technique de mise en oeuvre du recensement administratif à vocation d'état civil sur toute l'étendue du territoire national, dans les missions diplomatiques et consulaires.
Art. 3. Des attributions La Coordination nationale dispose d'une autonomie administrative et financière. Elle coordonne et gère toutes les activités relatives au recensement administratif à vocation d'état civil. A ce titre, elle est chargée de: − Concevoir les phases administratives et techniques ; - Elaborer et exécuter le budget du programme sous les directives du président du comité de pilotage ; − Mobiliser les ressources financières et techniques sous la coordination du Président du comité de pilotage; - Planifier toutes les activités administratives et techniques ; − Appuyer techniquement les différents comités mis en place à cet effet ; − Mettre en place le centre national de traitement des données et de l'identité suivant les orientations et les directives du président du comité de pilotage ; − Procéder au recrutement des experts, consultants et du personnel technique ; − Etablir les registres communaux de l'état civil et les registres communaux des personnes physiques ; − Constituer et consolider le registre national de l'état civil et le registre national des personnes physiques ; − Favoriser l'interopérabilité entre le registre national des personnes physiques et les bases de données connexes ; − Régler les contentieux provenant du traitement et de la production des données, − Favoriser une meilleure communication autour des activités inscrites au programme.
Art. 4. De la Coordination Nationale Elle est dirigée par un Coordinateur National, nommé par Décret du Président de la République, Chef de l'Etat, sur proposition du Ministre de l'Administration du Territoire et de la Décentralisation. Il est assisté de deux Coordinateurs adjoints nommés dans les mêmes conditions, chargés des opérations d'une part et des questions administratives et financières d'autre part.
Art. 5. Du Coordinateur National Le Coordinateur national est chargé de: - Assurer la coordination et la gestion du programme ; - Soumettre la planification et le niveau de mise en oeuvre des activités du programme au président du comité de pilotage ; - Négocier et signer les accords et conventions dans le cadre de la mise en oeuvre du programme ; - Assurer l'exécution correcte des décisions et orientations du Comité de pilotage ; - Elaborer les fiches de poste du personnel, des consultants, des experts et des assistants techniques des structures déconcentrées et décentralisées du programme ; - Assurer le recrutement du personnel, des consultants, des experts et des assistants techniques ; - Engager et exécuter les dépenses inscrites au budget du programme ; - Représenter la coordination nationale dans toutes les rencontres officielles ; - Procéder à la détermination et à l'attribution des habilitations des administrateurs, agents de saisie et utilisateurs de données ; - Gérer les moyens humains, financiers et matériels du programme.
Art. 7. Du Coordinateur national Adjoint en charge des Affaires Administratives et Financières Le Coordinateur national Adjoint en charge des affaires administratives et financières appuie le coordinateur national dans l'exercice de ses fonctions. A ce titre, il est chargé de: - Veiller à l'élaboration du projet de budget du programme ; - Veiller à l'exécution correcte du budget du programme ; Faire la synthèse des rapports financiers des services techniques et déconcentrés ; - Veiller à la remontée des pièces comptables ; - Gérer le personnel du programme ; - Veiller à la bonne gestion de la logistique du programme.
Art. 8. Des services techniques La Coordination nationale est composée des services techniques ci-après : − Un service juridique et formation ; − Un service planification et suivi-évaluation ; − Un service informatique et opérations ; - Un service communication, information et sensibilisation.
Art. 9. Du service juridique et formation Le service juridique et formation est dirigé par un responsable et assisté dans ses fonctions par deux assistants techniques. A ce titre, il est chargé de: - Elaborer les manuels de procédures administratives et techniques du recensement administratif à vocation d'état civil ; − Elaborer le manuel des formateurs et le manuel de JO Mai 2024 JOURNAL OFFICIEL DE LA REPUBLIQUE 356 formation des agents ; − Elaborer le Guide des agents recenseurs ; − Examiner et analyser les accords et conventions dans le cadre de la mise en oeuvre du programme ; − Procéder à l'authentification des actes d'état civil, des documents d'identité et des documents d'identification pendant la durée de mise en oeuvre du programme ; − Examiner les contentieux liés aux actes d'état civil, aux documents d'identité et procédures d'identification ; - Examiner les erreurs matérielles sur les actes d'état civil et proposer des solutions y afférentes. − Evaluer les besoins de formation du personnel de la coordination nationale et des services déconcentrés et décentralisés du programme.
Art. 10. Du service planification et suivi-évaluation Le service planification et suivi-évaluation est dirigé par un responsable et assisté dans ses fonctions par deux ou trois assistants techniques. A ce titre, il est chargé de: - Concevoir les outils de planification et de suivi évaluation du programme ; − Elaborer le plan opérationnel de mise en oeuvre des activités du programme ; - Planifier toutes les activités administratives ; - Elaborer les plans de formation et de renforcement de capacités des agents, cadres des centres de l'état civil et de l'identification ainsi que des services déconcentrés et décentralisés ; − Elaborer les modèles types de rapports d'activités et de mission de la coordination et des autres services; − Faire le suivi et l'évaluation des coordinations techniques régionales, préfectorales et des centres de l'état civil et d'identification ; − Faire le suivi de la remontée des rapports d'activités des coordinations techniques régionales, préfectorales et des centres de l'état civil et d'identification ; − Faire le suivi de la remontée des statistiques du recensement.
Art. 11. Du service informatique et opérations Le service informatique et opérations est dirigé par un responsable, assisté dans ses fonctions de plusieurs assistants techniques de haut niveau. A ce titre, il est chargé de: - Elaborer les outils et manuels de digitalisation du système de l'état civil et de l'identification ; - Mettre en place le centre national de traitement des données et de l'identité suivant les orientations et les directives du coordinateur national ; - Rédiger les règles de gestion des registres communaux de l'état civil et des personnes physiques ; - Rédiger les procédures et mécanismes d'accès aux différentes bases de données ; - Assister les coordinateurs techniques régionaux, préfectoraux et communaux dans l'accomplissement de leur mission ; - Assister les coordinateurs techniques régionaux, préfectoraux et communaux dans la maintenance du matériel informatique et des kits d'enrôlement ; - Faire le suivi des opérations de recensement sur le terrain ; - Faire la remontée les statistiques de l'état civil et du recensement ; - Analyser les statistiques et produire des rapports ; - Assurer la remontée de toutes les données alphanumériques et biométriques ; - Procéder à la correction immatérielle validée par la hiérarchie ; - Assurer le traitement des données et la consolidation au niveau central des registres nationaux de l'état civil et des personnes physiques ; - Assurer la sécurité physique et logique des bases de données ; - Procéder à l'extraction du fichier général des électeurs ; Faire la maintenance des équipements et matériels du centre de traitement des données et de l'identité ; - Favoriser l'interopérabilité entre le registre national des personnes physiques et les bases de données connexes.
Art. 12. Du service communication, information et sensibilisation Le service communication, information et sensibilisation est dirigé par un responsable, assisté dans ses fonctions de trois ou quatre assistants techniques de haut niveau suivant les besoins. A ce titre, il est chargé de: - Concevoir les outils de communication conformément à la stratégie de communication et de mobilisation sociale du programme ; - Elaborer les manuels d'information et de mobilisation sociale du programme ; - Créer des espaces d'information ; - Assurer la communication institutionnelle; - Suivre l'exécution correction des contrats et conventions signés entre la coordination nationale les ONG, médias publics et privés ou tout autre service, - Assister le prestataire en charge de la création du site Web; - Procéder à l'animation du site web ; - Créer et animer le journal du programme ; − Créer et animer les plateformes interactives − Procéder à la publication des statistiques vitales de l'état civil et des statistiques connexes ; − Organiser et animer les conférences de presse, tables rondes, déjeuners-presse et points de presses.
Art. 13. Du personnel de la coordination nationale La Coordination Nationale dispose d'un personnel structuré comme suit: − Le personnel mis à la disposition du programme ; − Le personnel permanent ; − Le personnel temporaire.
Art. 14. Du personnel mis à la disposition Le personnel mis à la disposition du PN-RAVEC est constitué des fonctionnaires du Ministère de l'Administration du Territoire et de la Décentralisation identifiés et capables de servir le programme. Ces fonctionnaires sont désignés sur la base d'une évaluation validée par le Ministre de l'Administration du territoire et de la Décentralisation. Le personnel mis à la disposition du programme perçoit une indemnité spéciale en sus de leurs salaires. L'indemnité spéciale est fixée par décision du coordinateur national après avis du président du comité de pilotage.
Art. 15. Du personnel permanent et temporaire Le personnel permanent et temporaire perçoit une rémunération payée sur le budget du programme. Cette rémunération est fixée par décision du coordinateur national après avis du président du comité de pilotage.
Art. 16. Des structures techniques La Coordination nationale dispose des structures techniques déconcentrées et décentralisées dénommée ainsi qu'il suit: - La coordination technique régionale (CTR/PN-RAVEC); - La coordination technique préfectorale (CTP/PN-RAJO Mai 2024 JOURNAL OFFICIEL DE LA REPUBLIQUE 357 VEC) ; - Le comité communal (CC/PN-RAVEC) ; - La commission administrative du recensement (CAR/ PN-RAVEC).
Art. 17. La coordination technique régionale (CTR/PN-RAVEC) Elle est le support technique de coordinnation des activités du programme au niveau régional. Elle est dirigé par un cadre de haut niveau nommé par arrêté du Ministre de l'Administration du térritoire et de la Décentralisation. la coordinnation régional est composé de: - Coordinateur régional ; - Maintenancier ; - Agents techniques. Sous la conduite technique et administrative du Coordinateur national, le Coordinateur technique régional est chargé de la coordination des activités des équipes techniques préfectorales du programme. Elle travaille en étroite collaboration avec le comité régional de suivi du PN-RAVEC.
Art. 18. De la coordination technique préfectorale (CTP/PN-RAVEC) La coordination technique préfectorale (CTP/PN-RAVEC) est le support technique de coordination des activités du programme au niveau préfectoral. Elle est placée sous l'autorité administrative du comité préfectoral de suivi du PN-RAVEC et sous l'autorité technique de la coordination nationale. Elle est dirigée par un ingénieur IT en base de données. Il est responsable de l'installation, de la maintenance et de la bonne gestion du matériel et des équipements informatiques installés dans les communes urbaines et rurales.
Art. 19. Du comité communal du PN-RAVEC (CC/ PN-RAVEC) Le comité communal est l'organe opérationnel de mise en oeuvre du recensement administratif à vocation d'état civil. Il est placé sous l'autorité administrative du Secrétaire Général de la commune et sous l'autorité technique du coordinateur technique préfectoral.
Art. 20. Des attributions du comité communal Le comité communal de mise en oeuvre du recensement administratif à vocation d'état civil est chargé de: − Procéder à l'identification des ménages ; − Participer à l'identification physique des citoyens disposant ou non d'acte d'état civil ; − Faciliter la tenue de la campagne de régularisation des personnes sans actes d'état civil ; - Faciliter le recensement des citoyens ; − Rédiger les rapports d'activités et transmettre au comité préfectoral.
Art. 21. De la composition du Comité communal Le comité communal est composé ainsi qu'il suit : - Président: le maire ou le président de la délégation spéciale ; - Rapporteur : le superviseur technique. Membres : - Le chef service de l'état civil ; − Un représentant de la santé ; − Un représentant de l'éducation ; - Un représentant de la police ; − Un représentant de la Gendarmerie ; − Un représentant de la ligue communale des affaires religieuses ; − Les présidents des conseils de quartiers et de districts.
Art. 22. De la Commission Administrative de Recensement Le comité communal du programme national du recensement administratif à vocation d'état civil met en place dans chaque secteur une commission administrative de recensement (CAR/PN-RAVEC) chargée de: - Identifier le nombre de ménages par secteur avant le demarrage des activités; - Numéroter les concessions ainsi que les ménages y habitants; - Informer et sensibiliser les populations sur les enjeux des enquêtes ménages ; − Délimiter les zones de recensement de chaque équipe d'agents recenseurs ; − S'assurer de l'identification effective des personnes par ménage ; − Evaluer le niveau de recensement.
Art. 23. De la Composition de la Commission Administrative de Recensement − Président: le président du conseil de quartier/District. Membres : − Les chefs de secteurs ; − Le responsable de la jeunesse ; Le responsable des femmes ; − Le responsable des sages.
Art. 24. Des frais de fonctionnement et des indemnités des commissions Les membres du comité communal et les membres des commissions administratives de recensement perçoivent des indemnités fixées par décision du coordinateur national après avis du président du comité de pilotage. Les frais de fonctionnement des comités et des commissions administratives de recensement sont supportés par le budget du programme.
Art. 25. Des frais de fonctionnement de la coordination nationale et des coordinations techniques régionaux, préfectoraux et des comités communaux Les frais de fonctionnement de la coordination nationale, des coordinations techniques régionaux, préfectoraux et des comités communaux sont supportés par le budget du PN-RAVEC. Les salaires, les indemnités et les primes du coordinateur national, coordinateur national adjoint chargé des opérations et coordinateur national adjoint chargé des affaires administratives et financières sont déterminés par arrêté du Ministre de l'Administration du Territoire et de la Décentralisation après avis du Ministre de l'Economie et des Finances.
Art. 26. De la gestion administrative, financière et comptable de la coordination nationale Les ressources de la coordination nationale sont des deniers publics qui proviennent du budget du programme. Elles sont domiciliées dans un compte spécial ouvert à la Banque centrale. Le coordinateur national est le seul ordonnateur du budget du programme.
Art. 27. Du contrôleur financier Le contrôle financier est exercé par un contrôleur financier nommé à cet effet. Il exerce les responsabilités définies dans l'article 124 du décret D/2013/015/PRG/SGG du 15 janvier 2013 portant règlement général de gestion budgetaire et de comptabilité publique. Le contrôleur financier est chargé d'effectuer le contrôle à priori de toutes opérations de dépenses budgétaires. JO Mai 2024 JOURNAL OFFICIEL DE LA REPUBLIQUE 358 Il est soumis aux règles et responsabilités définies aux articles 84,85, et 94 du règlement général de gestion budgétaire et de comptabilité publique. Le contrôleur financier est responsable de la tenue en liaison avec l'agent comptable de la comptabilité budgétaire du PN-RAVEC. Trimestriellement, il établit, en liaison avec l'agent comptable, un rapport d'ensemble sur la situation financière et la qualité de la gestion du programme.
Art. 28. Du contrôle à postériori La coordination nationale du programme est également soumise au contrôle à postériori des organes compétents de l'Etat à savoir : l'inspection générale de l' Etat, les inspections de tutelles (l'inspection générale des finances et l'inspection générale de l'Administration du Territoire et de la Décentralisation). Tous les contrôles sont exercés conformément aux dispositions de la loi organique relative aux lois des finances, du règlement général de gestion budgétaire et de comptabilité publique. Les rapports d'inspection et d'audit sont communiqués au président du comité de pilotage du PN-RAVEC avec ampliation aux Ministres en charge de l'Economie et des Finances et celui du Budget.
Art. 29. De la personne responsable des marchés publics (PRMP) La personne responsable des marchés publics (PRMP) est mise à la disposition du Programme sur demande du Coordinateur National. Il est chargé de: - Elaborer et soumettre à l'approbation du Coordinateur national les documents de passation des marchés publics : le plan de passation des marchés publics et les dossiers d'appel d'offre avant leur communication à l'organe chargé de leur validation ; - Informer le Coordinateur des suites réservées aux documents soumis à l'organe chargé de leur validation et des dossiers des marchés publics ayant bouclé le processus ; - Transmettre au coordinateur adjoint chargé des affaires administratives et financières, les plans de passation des marchés dûment validés par l'organe compétent pour exploitation et prise en compte dans le plan d'engagement ; - Transmettre au Coordinateur adjoint des affaires administratives et financières les dossiers ayant bouclé le processus de passation des marchés en vu de lui permettre de préparer l'engagement budgétaire et de soumettre à la signature du Coordinateur National.
Art. 30. De l'agent comptable L'agent comptable est responsable de l'exécution des opérations financières et comptables conformément à la règlementation en vigueur. A cet effet, le mode de gestion administrative, financière et comptable sera défini dans un manuel de procédure, conformément aux conditions prévues par la loi organique relative aux lois de finances et le règlement général sur la gestion budgétaire publique (RGGBCP).