CHAPITRE 1 - Structures de passation

Fonction de passation La procédure de passation des marchés publics est assurée, conformément aux attributions qui leur sont dévolues aux termes des articles 9 et 10 du présent décret, par l'autorité contractante En particulier, l'initiative et la conduite de la passation des marchés publics, la réception et l'ouverture des plis, l'évaluation des offres et l'attribution provisoire du marché sont placées sous la responsabilité exclusive des services techniques compétents de l'autorité contractante qui comprennent la Cellule de passation des marchés, y compris la Commission de passation des marchés, agissant sous l'autorité directe de la Personne Responsable des Marchés Publics (PRMP).

Missions de l'Autorité Contractante L'autorité contractante est l'autorité signataire du marché. A ce titre, le pouvoir de signer le marché appartient à l'autorité qui a le titre requis pour représenter la personne morale pour le compte de laquelle le marché est conclu. Toutefois, la PRMP est signataire du marché, dans l'hypothèse où en application de la réglementation des finances publiques et selon des seuils d'approbation des marchés

définis par voie réglementaire, le ministre du département sectoriel concerné est en charge de leur approbation, la signature et l'approbation des marchés publics ne pouvant en aucun cas être le fait de la même autorité quel que soit la personne morale publique ou privée en cause.

Missions et attributions de la Personne Responsable des Marchés Publics (PRMP) L'autorité contractante doit mandater une Personne Responsable des Marchés Publics, designée parmi les personnes compétentes intégrées dans le répertoire des personnes responsables de la passation, constitué par l'ARMP, et à qui incombe l'initiative et la conduite de la passation des marchés publics. Le statut de la PRMP, ses modalités de désignation et ses obligations sont définis par voie réglementaire. Suite à un concours indépendant sous la supervision de l'ARPM, ce répertoire des personnes responsables des marchés publics est constitué d'agents publics et privés satisfaisant aux critères de qualification définis par voie règlementaire. La PRMP est chargée, avec l'appui de la Cellule de passation des marchés, de: la coordination des activités de préparation, de planification des marchés publics elle élabore en collaboration avec les directions chargées de la planification, des services techniques, des services bénéficiaires et des affaires financières des plans de passation annuels des marchés publics, conformément aux dispositions du plan d'engagement des dépenses et du manuel d'exécution, et ce, dès la mise à disposition de l'avant-projet de budget; elle les communique à la structure en charge du contrôle pour examen et avis, et aux autorités en charge de préparer le budget de l'Etat, un mois avant l'adoption de ce dernier par les autorités compétentes; elle en assure la publication; elle procède également au recensement de tous les fournisseurs potentiels candidats aux marchés publics; la mise en exécution et le suivi de l'exécution budgétaire des marchés dont les procédures de passation ne pourront être lancées sans la réception d'une attestation de réservation des crédits, ainsi que le suivi de l'information relative à la chaîne de la dépense au cours de l'exécution desdits marchés en tant que destinataire des états de restitution de l'exécution financière des marchés ; la détermination de la procédure et du type de marché ; la préparation pour transmission au Ministre en charge des Finances, des demandes de mise en oeuvre des procédures dérogatoires, y compris des cas d'urgence simple et des motifs les justifiants; l'élaboration des avis de manifestation d'intérêt, des dossiers de pré qualification, des dossiers d'appels d'offres de biens et services, de consultations et des spécifications techniques en collaboration avec les services techniques compétents en fonction des délais définis par voie règlementaire. Les dossiers d'appel d'offres relatifs aux marchés de travaux sont élaborés par le maître d'oeuvre public en collaboration avec le maître d'ouvrage. Ces dossiers feront l'objet d'un avis de non objection de la structure en charge du contrôle avant le lancement de la procédure selon les mêmes seuils; la publication des appels à la concurrence dans les trois (3) jours à compter de la réception de l'avis de non-objection de la structure en charge du contrôle sur le dossier d'appel d'offres ou de consultations; ces appels sont publiés dans la presse nationale et/ou internationale; la transmission dès leur publication d'une copie des supports de publication à la structure en charge du contrôle ; la remise des DAO aux candidats s'étant acquittés du prix indiqué et ayant présenté à cet effet un récépissé de versement;

• l'organisation de la procédure de réception des plis, d'ouverture et d'évaluation des offres dont elle confie la responsabilité à la Commission de passation des marchés créée au sein de l'autorité contractante;

⚫ la transmission à la structure en charge du contrôle, une (1) heure dès la fin des opérations d'ouverture des plis, des originaux des offres, y compris l'ensemble des éléments constitutifs; en revanche, les originaux des cautions doivent demeurer chez les Autorités Contractantes; la transmission du rapport d'évaluation des offres et du procès-verbal d'ouverture des plis à la structure de contrôle ou à ses services déconcentrés en application de seuils définis par voie réglementaire pour non-objection, ou au bailleur ; la publication du procès-verbal d'attribution provisoire du marché dans les deux (2) jours de la réception de l'avis de non objection de la structure en charge du contrôle ou du bailleur ; la soumission à l'autorité contractante de la notification de l'attribution provisoire du marché dans les trois (3) jours de la réception de l'avis de non objection de la structure en charge du contrôle ou du bailleur, sauf dans l'hypothèse d'un recours exercé à l'encontre de la décision d'attribution provisoire; ce recours est exercé dans un délai maximum de quinze (15) jours, à compter du lendemain de la publication du procès-verbal d'attribution provisoire; la mise en forme et la négociation éventuelle des projets de contrat et d'avenant; la participation à la rédaction de tous les éléments constitutifs du marché ; la transmission du projet de contrat à la structure en charge du contrôle, et le cas échéant au bailleur ; ⚫ la soumission du marché à la signature du titulaire dans un délai de deux (2) à quatre (4) jours suivant que ce dernier soit en place ou à l'étranger; la signature du marché, soumis à l'approbation du ministre sectoriel ou de son délégataire, sauf en cas de recours exercé à l'encontre des décisions intervenues en application des dispositions réglementaires applicables; cette approbation doit intervenir dans un délai de trois (3) jours; la soumission au ministre sectoriel pour signature des marchés destinés à l'approbation du Ministre en charge des Finances. Cette signature du marché doit intervenir dans un délai de trois (3) jours à compter de la date de retour du marché signé par le titulaire sauf en cas de recours exercé à l'encontre des décisions intervenues en application des dispositions réglementaires applicables; la notification du marché approuvé au titulaire après les formalités d'enregistrement aux impôts et d'immatriculation, dans un délai de trois (3) à cinq (5) jours à compter de son approbation suivant qu'il réside en Guinée ou à l'étranger; le suivi de la mise en exécution financière du marché immatriculé ; à ce titre, elle participe aux opérations de suivi de l'exécution technique et financière des marchés et aux réceptions des travaux, fournitures et services, objet desdits marchés, et soumet pour approbation aux services techniques compétents les livrables des marchés de prestations intellectuelles en collaboration avec la structure en charge du contrôle et le cas échéant du maître d'oeuvre, en vue de garantir le respect des termes contractuels ; la mise en oeuvre, en collaboration avec l'autorité de régulation, des outils standard de gestion, manuels de procédure, logiciels informatiques, site internet et intranet lui permettant de disposer en temps réel des instruments nécessaires à l'exécution de cette mission; la rédaction d'un rapport, au plus tard le 31 mars sur les marchés exécutés lors de l'année écoulée sur l'ensemble du processus d'attribution du marché et d'achèvement de son exécution en vue de sa transmission à la structure en charge du contrôle et à l'autorité de régulation; entre autres informations, ce rapport comporte l'état d'exécution des marchés, la liste des entreprises défaillantes et précise la nature des manquements constatés et dresse un compte rendu détaillé des marchés passés par entente directe ou marché de gré à gré, ainsi que des marchés confiés à des entreprises nationales; la tenue des statistiques, des indicateurs de performance et le maintien des documents et des 18.

archives sur l'intégralité du processus de passation du marché. A ce titre la personne responsable des marchés doit mettre en oeuvre l'ensemble des procédures d'enregistrement des différentes phases, qu'elles soient administratives, techniques ou financières des procédures de passation et d'exécution des marchés et en assurer l'archivage par des méthodes modernes et efficientes. Elle est aussi tenue d'adresser à l'autorité de régulation copie des procès-verbaux, rapports d'évaluation, contrats afférents à chaque marché et de tout rapport d'activité.

Missions et Attributions de la Cellule de passation des marchés publics Au niveau de chaque autorité contractante assujettie au Code des marchés publics, est mise en place une Cellule de passation des marchés chargée d'assister la PRMP dans l'exécution de ses missions précisées à l'article 10 du présent décret. La Cellule de passation des marchés est placée sous l'autorité de la PRMP. Son personnel est composé d'agents permanents de l'autorité contractante. Cette cellule peut faire appel à tout expert ou sachant. La composition et les règles de fonctionnement de la Cellule de passation des marchés sont fixées par voie réglementaire.

Missions de la Commission de passation des marchés Au sein de chaque autorité contractante, il est créé sous l'autorité de la PRMP, une Commission de passation des marchés. La Commission de passation des marchés est chargée de l'ouverture des plis, d'effectuer l'examen des candidatures, d'évaluer les offres ou propositions des candidats ou soumissionnaires, y compris en matière de demande de cotations et de proposer l'attributaire provisoire du marché. En cas de complexité particulière dans l'évaluation des offres, le Président de la Commission peut recourir à la constitution d'une sous-commission d'analyse. La composition et les règles de fonctionnement de la Commission de passation des marchés sont fixées par voie réglementaire.

Mission des Commissions de réception Les modalités de réception des travaux, fournitures, services et prestations intellectuelles sont précisées par voie réglementaire. Quand elles sont réalisées sous la responsabilité de l'autorité contractante, elles sont confiées à une Commission de réception créée par cette dernière. La PRMP ou son représentant est membre de droit de cette Commission qui comporte également en son sein, en fonction des prestations à recevoir, un représentant du service bénéficiaire, et le cas échéant, du service technique compétent, de la comptabilité matière, du maître d'oeuvre, de la structure en charge du contrôle et de la structure en charge des investissements publics.