Arrêté A/2022/735/MCTA/SGG du 14 avril 2022 portant creation, attributions et fonctionnement du comite d’organisation de la premiere edition du salon international de la culture, du tourisme et de l’artisanat (SICTA) 2022
Art. 1. Il est créé sous l'autorité du Ministre de la Culture, du Tourisme et de l'Artisanat, un Comité d'organisation du Salon International de la Culture, du Tourisme et de l'Artisanat (SICTA).
Art. 2. La Présidence du Comité d'organisation du Salon International de la Culture, du Tourisme et de l'Artisanat (SICTA) est assurée par le Ministre de la Culture, du Tourisme et de l'Artisanat. A ce titre, il est chargé de veiller au bon fonctionnement de toutes les commissions dudit comité.
Art. 3. Le Comité d'organisation du SICTA est chargé de: - élaborer la feuille de route de l'organisation du Salon ; - déterminer toutes les activités pertinentes à exécuter ; mobiliser les ressources nécessaires ; - mettre en oeuvre, suivre les activités prévues et procéder à leur évaluation ; - coordonner, suivre et évaluer la gestion des ressources du Salon ; - veiller au bon déroulement du Salon du SICTA ; - produire le rapport final du Salon ;
Art. 4. Le comité peut faire appel à toute personne ressource dont les compétences sont jugées nécessaires à l'accomplissement de sa mission.
Art. 5. Le comité se réunit deux (2) fois par semaine. Toutefois, le comité peut se réunir à chaque fois que le besoin se présente.
Art. 6. Le Commissariat Général de l'organisation de la première édition du Salon International de la Culture, du Tourisme et de l'Artisanat est assuré par le Gérant de l'Agence Talisman SARW. A ce titre, il est chargé de superviser toutes les activités des différentes commissions et rendre compte au Comité d'organisation.
Art. 7. Le Comité d'organisation est composé d'un Commissariat Général et de huit (08) commissions qui sont : 1- Le Commissariat Général ; 2- La commission communication ; 3- La commission juridique ; 4- La commission participants et exposants ; 5- La commission compétitions et animations thématiques ; 6- La commission Logistique ; 7- La commission finance et comptabilité ; 8- La commission sécurité, santé et hygiène ; 9- La commission Accueil, Transport, hébergement et restauration ;
Art. 8. Elle est chargée de: - développer et mettre en oeuvre la stratégie de communication et en assurer le suivi ; - veiller à la décoration de la salle de conférence, des stands et du site du SICTA ; - assurer la conception et la diffusion de spots publicitaires ; - assurer la confection des badges, t-shirts, écharpes, affiches et autres gadgets ; - superviser le choix des artistes et le maître de cérémonie ; - garder une liaison permanente avec les organes de presses nationaux et internationaux s'il y a lieu, avant, pendant et après le salon ; - élaborer le chronogramme des cérémonies et l'agenda de la semaine faire le point de toutes les rencontres préparatoires et/ou avec les partenaires par la rédaction des comptes rendus ; - établir la liste des participants et les procès-verbaux ; - rédiger le journal quotidien retraçant les activités avec photos illustratives du SICTA ;
Art. 9. Elle est chargée de: - veiller à la conformité et à la régularité des actes juridiques du Salon ; apporter conseil sur toute question juridique du Salon International du SICTA ; - représenter le SICTA auprès des différentes institutions juridiques ; - en cas de litige, conseiller et expliquer toutes les règles de droit au Commissariat Général du SICTA pour lui permettre de prendre des bonnes décisions.
Art. 10. Elle est chargée de: - développer le plan de mobilisation des participants et exposants ; - réceptionner les fiches d'inscriptions des participants ; - développer et déployer les outils techniques d'inscription des participants et exposants ; - développer les modalités et procédure de participation ; - répondre aux questions pratiques des exposants ; - assurer un appui technique aux exposants (conseils d'hygiène et autres) ; - être le point focal des exposants ; - veillez à l'habillement des stands et du site du SICTA ; - délimiter et répartir les stands ;
Art. 11. Elle est chargée de: - identifier les panélistes ; - rédiger les différents termes de référence (TDR) des panels et des compétitions ; - identifier les conférenciers et les modérateurs ; - conduire la réflexion sur le thème principal et sur les sous thèmes qui pourraient être retenus ; - assurer le suivi et l'évolution des présentations ; assurer la tenue des réunions de cadrage ; - participer à la multiplication et à la ventilation des difféJO Avril 2022 JOURNAL OFFICIEL DE LA REPUBLIQUE 283 rentes communications ; - proposer la liste des différentes compétitions du SICTA; - identifier les acteurs pour les différentes compétitions ; - identifier les membres de jurys ; - distribuer les satisfecit ; - identifier et organiser les excursions et circuits touristiques.
Art. 12. Elle est chargée de: - développer et de mettre en oeuvre la stratégie logistique du Salon et en assurer le suivi ; - coordonner le transport du matériel sur le site ; - s'occuper du montage des stands ; - mobiliser les moyens logistiques nécessaires à l'organisation du Salon ; - installer les tables et les chaises sur le site en rapport avec la commission exposition ;
Art. 13. Elle est chargée de: - développer et exécuter le plan de gestion financière et comptable du Salon, - réceptionner les fiches d'inscription et les frais de location des stands ; - réceptionner les contributions financières et matérielles des sponsors et partenaires techniques et financiers (PTF) ; - veiller à la mobilisation et à la gestion des ressources financières ainsi que toutes les autres formes de contributions ; - développer les outils de gestion financière et comptable du Salon ; - assurer le décaissement et la production ou la collecte des pièces justificatives de dépenses ; - contrôler l'effectivité du matériel commandé avant tous paiements ; - être en relation avec les fournisseurs ; - veiller à la transmission dans les délais requis des pièces justificatives aux partenaires financiers ;
Art. 14. Elle est composée de deux (2) sous commissions : a) Sous commissions santé et hygiène - s'occuper des incidents sanitaires ; - mettre en place une t rousse de santé avec les produits pharmaceutiques de première nécessité ; - apporter des soins de secours aux participants et exposants ; - être à mesure de donner les premiers soins ; - mettre en place des outils d'hygiène et de gestion des déchets et assurer le suivi de leur utilisation ; - s'assurer que les poubelles sont en nombre suffisant à la disposition des exposants ; - assurer les évacuations vers les structures sanitaires en cas de nécessité ; b) Sous commissions sécurité - Superviser les activités des agents de sécurité sur le site ; - veiller à la sécurité des personnes et des biens ; - veiller à la sécurité routière des cortèges officiels ; - veiller à la préparation en relation avec la commission communication et animation, d'une fiche indicative des précautions à prendre par les participants ; - mettre en place et exécuter un plan de sécurité du site ; - mobiliser les agents et ressources matérielles y afférant ;
Art. 15. Elle est chargée de: - mettre en place et exécuter un plan d' accueil, de t ransport, d'hébergement et de restauration des participants et exposants ; - cueillir, accompagner et assister les hôtes ; - coordonner le transport des arrivées et départs des hôtes; - assurer l'hébergement des invités spéciaux ; assurer les émissions des billets d'avions et des visas ; - donner des consignes d'hygiène aux exposants ; choisir les postulants à la démonstration culinaire ; - prendre attache avec les écoles hôtelières pour la prestation d'hôtesses et le défilé ; - coordonner le carnaval ; - coordonner la dégustation culinaire ;
Art. 16. Chaque commission est constituée de deux (2) responsables (Président et vice-président) et des membres. Les membres des commissions sont désignés par note de service du Ministre de la Culture, du Tourisme et de l'Artisanat. Les commissions peuvent s'organiser librement pour travailler et rendre compte des résultats de leurs travaux au Commissaire Général qui en fait rapport au Comité. Elles se réunissent sur convocation de leur Président.