Livre 3 - Fichier national

Chaque Etat Partie organise un Fichier National pour :

• centraliser les renseignements et informations consignés dans chaque Registre du Commerce et du Crédit Mobilier ;
• permettre l'accès des assujettis et des tiers aux informations conservées par le Fichier National ;
• permettre de satisfaire aux exigences de sécurité, de célérité, de transparence et de loyauté nécessaires au développement des activités économiques ;
• recevoir les déclarations relatives aux hypothèques faites à la diligence de l'autorité en charge de la publicité des hypothèques ou d'une des personnes visées par l'article 51 de l'Acte uniforme portant organisation des sûretés.

Le fichier national reçoit de chaque Registre du Commerce et du Crédit Mobilier copies des formulaires, sous forme papier ou numérique, et des dossiers individuels sous forme numérique ou constitués des pièces certifiées conformes par le greffier ou le responsable de l'organe compétent dans l'Etat Partie en charge du Registre du Commerce et du Crédit Mobilier.

Chaque Etat Partie désigne l'organe en charge de la tenue du Fichier National. Le Fichier National est tenu sous la surveillance du ministère en charge de la justice. Les informations contenues dans les formulaires transmis au Fichier National sont destinées à l'information du public. A toute demande d'information faite au Fichier National, le greffier ou le responsable de l'organe compétent dans l'Etat Partie doit répondre immédiatement ou au plus tard dans un délai de quarante-huit (48) heures à compter de la réception de la demande. La demande peut être formulée par voie électronique ainsi que la réponse.

Le Fichier National comprend : 1°) un registre d'arrivée mentionnant, dans l'ordre chronologique la réception de la transmission, la nature du formulaire et du dossier reçus. Le registre mentionne également les déclarations relatives aux hypothèques. Un numéro d'ordre d'arrivée est attribué à chaque transmission et à chaque déclaration d'hypothèque ; 2°) un répertoire alphabétique des personnes concernées par les formulaire et dossier relatifs à l'immatriculation et à la déclaration d'activité reçus de chaque Registre du Commerce et du Crédit Mobilier avec mention :

a) pour les personnes physiques, de leurs nom, prénoms, date et lieu de naissance, du numéro d'immatriculation au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier ou du numéro de la déclaration d'activité au Registre du Commerce et du Crédit Mobilier, de la nature de l'activité exercée, de l'adresse du principal établissement ou du lieu d'exercice de l'activité, des succursales et établissements situés dans le ressort de la juridiction du Registre du

Commerce et du Crédit Mobilier ou hors de ce ressort ;

b) pour les personnes morales, selon le cas, de leur raison sociale, ou dénomination sociale, de leur forme juridique, de leur numéro d'immatriculation, de la nature de l'activité exercée, de l'adresse du principal établissement, de l'adresse du siège social, des succursales et établissements situés dans le ressort du Registre du Commerce et du Crédit Mobilier ou hors de ce ressort.

3°) un répertoire alphabétique des personnes concernées par les formulaire et dossier relatifs à l'inscription des sûretés et du crédit-bail, ainsi que par les déclarations d'hypothèques. Le répertoire fait mention des inscriptions supportées par ces personnes, contenant pour chacune d'elles les données y relatives, le tout par ordre chronologique ; 4°) un dossier individuel pour chaque personne concernée par les formulaire, déclaration d'hypothèque et dossier reçus par le Fichier National.