Instruction relative au contrôle interne
Art. 1er. Les sociétés d'assurances agréées en République de Guinée sont tenues de mettre en place un dispositif permanent de contrôle interne adapté à la nature, à l'importance et à la complexité de leurs activités et ce, conformément aux principes définis par la présente instruction.
Art. 2. Le dispositif de contrôle interne a pour objet d'assurer :
- la conformité de l'organisation, des procédures et des opérations aux dispositions législatives et réglementaires et usages professionnels et déontologiques;
- normes et le strict respect des modalités et des normes d'autorisation, de limitation et de surveillance fixées par le conseil d'administration et la direction générale ;
- la qualité de l'information comptable et financière, notamment les conditions d'enregistrement, de conservation, et de disponibilité de cette information.
Art. 3. Le système de contrôle interne garantit l'existence d'un ensemble de procédures, appelé piste d'audit, qui doit permettre de:
- reconstituer, dans un ordre chronologique les opérations; justifier toute information par une pièce d'origine à partir de laquelle il doit être possible de remonter par un cheminement ininterrompu au document de synthèse et réciproquement :
- expliquer l'évolution des soldes d'un arrêté à l'autre, par la conservation des mouvements ayant affecté les postes comptables.
Art. 4. Les sociétés d'assurances élaborent et tiennent à jour un et recoupant manuel de procédures internes écrit, cohérent l'ensemble des champs d'activités. Ces documents doivent décrire notamment les termes de référence des personnes ou unités de gestion, les procédures de traitement des opérations, les schémas comptables et les modalités restitution des informations. de.
Art. 5. Le dispositif de contrôle interne doit faire l'objet de revue périodique en vue de vérifier l'application constante des procédures de la société, l'efficacité de ces procédures et de relever les manquements éventuels.
Art. 6. Dans l'organisation des services, les sociétés d'assurances doivent maintenir une stricte séparation entre les personnes ou unités chargées des :
- opérations techniques :
- opérations financières; operations diverse la validation, notamment comptable, des opérations; et 2
- règlements.
Art. 7. Les sociétés d'assurances doivent établir une documentation qui précise les moyens destinés à assurer le bon fonctionnement du contrôle interne, notamment :
- les différents niveaux de responsabilité :
- les attributions dévolues et les moyens affectés au fonctionnement du dispositif de contrôle interne ;
- les règles qui assurent l'indépendance de ces dispositifs dans les conditions prévues à l'article 6 de la présente instruction;
- les procédures relatives à la sécurité des systèmes d'information et de communication.
Art. 8. Les sociétés d'assurances désignent un responsable chargé de veiller à l'adéquation et à l'efficacité du contrôle interne, qui rend compte régulièrement de l'exercice de sa mission à la direction générale et/ou au Conseil d'Administration. L'entité chargée du contrôle interne doit être dotée des moyens et effectifs adéquats pour effectuer un cycle complet de revue des services. Afin de répondre à cet objectif, un programme de mission est établi qui prend également en compte les demandes d'enquête formulées par la direction générale et/ou le conseil d'administration.
Art. 9. Le responsable chargé du contrôle interne ne peut faire l'objet de sanction dans l'exercice de ses fonctions, qu'en cas de faute lourde. Le Conseil d'Administration discute et approuve le projet de sanction à infliger au responsable du contrôle interne. A la fin de chaque semestre, le responsable du contrôle interne élabore un rapport sur les circonstances dans lesquelles le contrôle interne est assuré.
Art. 10. Le rapport au controle interne doit comprenare deux parties obligatoirement : 1 1 1 1
1) la première partie détaille les conditions de préparations et d'organisation des travaux du conseil d'administration, le taux de présence des administrateurs lors des réunions, les indemnités de session des administrateurs, les rémunérations exceptionnelles et avantages en nature accordés à certains administrateurs, et, le cas échéant, les limitations apportées par le conseil d'administration aux pouvoirs du directeur général dans l'exercice de ses fonctions.
Cette partie fournit également des informations sur l'appartenance des administrateurs aux conseils d'administration d'autres sociétés en précisant ces sociétés.
2) la seconde partie de ce rapport détaille :
a) les objectifs, la méthodologie, la position et l'organisation générale du contrôle interne au sein de l'entreprise, les mesures prises pour assurer l'indépendance et l'efficacité du contrôle interne, notamment la compétence et l'expérience des équipes chargées de la mettre en oeuvre ainsi que les suites données aux recommandations du contrôle interne :
b) les procédures permettant de vérifier que les activités de l'entreprise sont menées selon les politiques et stratégies établies par les organes dirigeants et les procédures permettant de vérifier la conformité des opérations d'assurances aux dispositions légales et réglementaires :
c) le dispositif interne de contrôle de la gestion des placements, ce qui inclut les délégations de pouvoir, la diffusion de l'information, les procédures internes de contrôle ou d'audit et la répartition interne des responsabilités au sein du personnel;
d) les méthodes utilisées pour assurer l'évaluation et le contrôle interne des placements, en particulier en ce qui concerne, l'évaluation de la qualité des actifs et de la gestion actif-passif :
e) les procédures et dispositifs permettant d'identifier, d'évaluer, de gérer et de contrôler les risques liés aux engagements de l'entreprise, ainsi que les méthodes utilisées pour vérifier la conformité des pratiques en matière d'acceptation et de tarification des risques, de cession en réassurance et de provisionnement des de l'entreprise dans engagements réglementés aux domaines: normes ces
f) les mesures prises pour assurer le suivi de la gestion des sinistres, la maîtrise des activités externalisées et les modes de commercialisation des produits de l'entreprise ainsi que les risques qui pourraient en résulter:
g) les procédures d'élaboration et de vérification de l'information financière et comptable.