Instruction relative à la composition des registres et bordereaux à tenir par les sociétés d'assurances
Art. 1er. Enregistrement des contrats Les entreprises d'assurances doivent : soit, délivrer les polices sous un numérotage continu pouvant comprendre plusieurs séries, sans omission ni double emploi, les avenants successifs étant rattachés à la police d'origine; soit, affecter aux assurés ou sociétaires des numéros continus répondant aux mêmes exigences. Les informations relatives à ces documents doivent être à tout moment d'un accès facile et comporter les renseignements suivants : numéro de police ou d'avenant;
- date de souscription, durée du contrat ; nom du souscripteur, de l'assuré ; éventuellement nom ou code de l'intermédiaire ; date et heure de prise d'effet stipulée au contrat ; date et motif de la sortie éventuelle ;
Boîte Postale N° 692 - Conakry - Téléphone: (+224) 664 67 77 77 Fax: +224 669 08 88 88- E-mail: secretariat.gouv@bcrg-guinee.org www.bcrg-guinee.org/6 Boulevard du Commerce C/Kaloum catégorie ou sous-catégorie d'assurance; montant des limites de garantie, du capital assuré ou de la rente constituée ; -monnale dans laquelle le contrat est libellé. date d'échéance du contrat ; montant de la prime ou de la cotisation d'assurance;
Art. 2. Enregistrement des sinistres Pour les opérations d'assurances et de capitalisation à l'exception de l'assurance maladie et des marchandises transportées, les entreprises doivent tenir par catégorie ou sous-catégorie d'assurances directe un ou plusieurs registres de sinistres. Le registre ou le listing informatique en tenant lieu, doit comporter les renseignements ci-après: date d'enregistrement du sinistre ; date de déclaration; date de la survenance du sinistre ; n° de la police objet du sinistre ; n° du sinistre ; nom de l'assuré ; nom de la victime ou/ des tiers; catégorie /sous-catégorie ; nature du dommage (corporel ou matériel); évaluation initiale; montant des règlements et date (règlement ventilé en principal et accessoires); évaluation définitive; observations (les mentions soldées, classées sans suite doivent être portées avec des dates). Les sinistres survenus au cours d'un même exercice d'assurance, sont répertoriés à la suite les uns des autres sous une même séquence. Ces registres prennent en charge les déclarations des sinistres survenus au fur et à mesure de leur réception dans la séquence correspondant à l'exercice d'assurance concerné. Les sinistres non encore intégralement payés à la fin de chaque année seront reportés sur un état tenu à cet effet et reprenant les mêmes renseignements. Les règlements partiels ou totaux effectués au cours de l'exercice doivent également être reportés sur un état contenant les renseignements énoncés ci-dessus.
Art. 3. Enregistrement des traités et opérations de réassurance 2 Les traités de réassurance, acceptation d'une part, cessions et rétrocession d'autre part, sont enregistrés par ordre chronologique avec les mentions suivantes : numéro d'ordre du traité; date de signature; date d'effet, durée ; noms du cédant, du cessionnaire ou rétrocessionnaire ; nature des risques, objets du traité; date de fin de garantie ; nature du traité. Les opérations d'acceptation ou de cession hors traité doivent de la même façon être portées sur un ou plusieurs registres dès l'existence des engagements; ces registres indiqueront:
- nom du réassureur ou du cédant ; numéro de référence du bordereau ou de la pièce justificative; montant de la prime; montant de la garantie accordée.